Termine del procedimento: 90 giorni, ex d.p.c.m. 231/2010
La richiesta di autorizzazione deve essere trasmessa con almeno quattro mesi d'anticipo rispetto all'inizio della mostra.
Per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale, ai sensi dell’art. 66, c. 1, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, può essere autorizzata l'uscita temporanea dal territorio della Repubblica delle cose e dei beni culturali indicati nell'art. 65, c. 1, 2, lett. a), e c. 3 del medesimo decreto, sempre che ne siano garantite l'integrità e la sicurezza.
Tutti gli enti pubblici e i privati proprietari di beni librari di interesse storico culturale, che intendano prestare all’estero i loro beni per mostre o esposizioni, devono richiedere autorizzazione al Ministero della Cultura, secondo la seguente procedura.
La documentazione da inviare alla Soprintendenza è la seguente:
- Richiesta da parte dell’istituto organizzatore della mostra, nella quale si dovrà indicare il responsabile della custodia dei beni (art. 48, c. 2, d.lgs. 42/2004) e garantire le seguenti condizioni di conservazione e sicurezza:
- riproduzione di tutti i documenti da esporre mediante scansione o fotografia, prima della loro partenza dalla sede di conservazione;
- vigilanza permanente nella sede di esposizione;
- adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi
- controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60 %);
- temperatura tra 16° e 20° C;
- illuminazione artificiale indiretta intorno ai 50 lux;
- esposizione dei documenti in teche con vetri antisfondamento ed oscurati assicurando il ricambio dell’aria;
- allestimento privo di qualsiasi elemento (chiodi, puntine da disegno, nastro adesivo o collanti) che possa danneggiare i beni;
Alla richiesta di autorizzazione al prestito, da trasmettere a mezzo pec, si devono allegare i seguenti documenti:
- Lettera di consenso al trasferimento dei beni da parte dell’istituto prestatore/ possessore (se diverso da quello organizzatore);
- Lettera di garanzia di restituzione dei beni da parte dell’istituto organizzatore;
- Scheda movimento bene culturale da compilare per ogni singola opera;
- Progetto scientifico della mostra;
- Facility Report, il documento in cui sono descritti le condizioni espositive e le istallazioni di sicurezza, redatto sul modello predisposto dalla Fondazione Scuola del Patrimonio;
- Fotografie a campione dei volumi da esporre;
- Polizza assicurativa da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza.
Al termine dell'evento, deve essere inviata alla Soprintendenza comunicazione dell’avvenuto rientro e ricollocazione dei beni nei fondi di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dagli stessi.
La Soprintendenza trasmetterà alla Direzione generale Biblioteche e Diritto d’Autore – Servizio II unitamente al proprio parere positivo tutta la documentazione e la Direzione Generale deciderà se autorizzare il prestito valutando l’importanza della mostra, gli eventuali rischi per la conservazione dei beni e, per quel che riguarda i beni statali, anche le esigenze di fruizione pubblica.
La risposta della Direzione Generale sarà trasmessa all’Ufficio Esportazione di Roma ed alla Soprintendenza, che avrà cura di comunicarla all’ente pubblico o al privato interessato.
Da quando avranno ricevuto ufficialmente l’autorizzazione ministeriale (art.48, d.lgs. 42/2004), l’amministrazione pubblica o il privato possono fare istanza per il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea.
Attestato di circolazione temporanea
L’attestato, ai sensi dell'art. 71, d.lgs. 42/2004 va richiesto ad un Ufficio Esportazione del Ministero della Cultura. Per informazioni specifiche ed aggiornate, si rinvia a quanto reso noto dall’Ufficio Esportazione.
