La Soprintendenza archivistica e bibliografica, organo periferico del Ministero della Cultura, ha assunto la propria denominazione in seguito al decreto ministeriale 23 gennaio 2016, n. 44, Riorganizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, che ha provveduto alla riorganizzazione del Ministero stesso. Ciò in attuazione al decreto legge 19 giugno 2015, n.78, convertito con modifiche dalla legge 6 agosto 2015, n. 125, in base alla quale le Soprintendenze archivistiche svolgono le funzioni di tutela, di cui all'art.44 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n. 169, Regolamento di organizzazione del Ministero della cultura, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance, anche in materia di beni librari.
In particolare, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio: svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla competente Direzione generale, attività di tutela dei beni librari presenti nell'ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati, ivi inclusi i soggetti di cui all'articolo 44-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell'amministrazione digitale.
Le funzioni della Soprintendenza archivistica e bibliografica, sono definite quindi sulla base del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, e successivi aggiornamenti, e del d.p.c.m. 169/2019.
Riguardo ai beni librari, la legislazione sopra citata ha prodotto modifiche all'art.5 del d.lgs 42/2004, togliendo alle Regioni le funzioni di tutela svolte finora nei confronti del patrimonio bibliografico non statale e attribuendole allo Stato, che le esercita attraverso le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche diffuse sul territorio italiano.
A queste ultime spetta dunque la tutela su manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, raccolte librarie, libri, stampe, incisioni, carte geografiche, spartiti musicali, fotografie, pellicole o altro materiale audiovisivo, non appartenenti allo Stato.
Le attività di tutela del patrimonio librario svolte dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica ai sensi del d.lgs. 42/2004 sono le seguenti:
- accertamento e dichiarazione dell'eccezionale interesse culturale delle raccolte librarie appartenenti a privati (art.10, c. 3) e il carattere di rarità e di pregio per i manoscritti, gli autografi, i carteggi, gli incunaboli, nonchè i libri, le stampe, le incisioni con relative matrici, le carte geografiche, gli spartiti musicali, le fotografie, con relativi negativi e matrici, le pellicole cinematografiche e i supporti audiovisivi in generale (art. 10, c. 4, lettere c), d) ed e);
- autorizzazione allo spostamento (art. 21 c. 1, lett. b), anche temporaneo, di beni culturali librari, salvo ciò dipenda dal mutamento di sede del detentore, nel qual caso lo spostamento va preventivamente comunicato al soprintendente che entro 30 giorni può prescrivere indicazioni affinché i beni non subiscano danni nel trasporto;
- autorizzazione allo scarto di materiale bibliografico (art. 21, c. 1, lettera d);
- il trasferimento in tutto o in parte, a qualsiasi titolo, della detenzione di beni culturali librari è denunciato alla Soprintendenza entro 30 giorni (art. 59), la soprintendenza può rilasciare l’autorizzazione o formulare la proposta per l’esercizio della prelazione (artt. 60-62);
- dichiarazione di bene culturale, su proposta degli Uffici Esportazione (art.14), in conseguenza del diniego all'esportazione;
- autorizzazione al prestito di beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali all’interno del territorio nazionale (art. 48);
- proposta alla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d'Autore del procedimento di custodia coattiva di beni librari di cui è stato verificato il rischio di dispersione o di distruzione (art. 43);
- adozione di misure urgenti per il salvataggio in caso di calamità naturali che abbiano provocato danni al patrimonio bibliografico sottoposto a tutela;
- disposizione di ispezioni volte ad accertare lo stato di conservazione e di custodia dei beni (art. 19) nonché l’idoneità delle sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte pubbliche o private dichiarate di eccezionale interesse;
- autorizzazione, su presentazione di un progetto, all’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (comprese anche le autorizzazioni relative ai progetti di catalogazione, digitalizzazione e restauro di fondi librari) e verifica delle professionalità che eseguono gli interventi, se necessario, e la prescrizione di disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21 e 31-33);
- redazione di parere su richiesta di autorizzazione per mostre all'estero da trasmettere alla Direzione Generale Biblioteche (art. 66);
- collaborazione con il Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri;
- effettuazione di controlli sul commercio antiquario, in occasione di aste, mostre mercato, mostre, mercatini di antiquariato (art. 63).
Attività di controllo sulla libera circolazione e sulla esportazione
Inoltre la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio collabora con l'Ufficio Esportazione, istituito presso la Soprintendenza speciale archeologica belle arti e paesaggio di Roma, partecipando alle commissioni tecniche che svolgono le sottoindicate funzioni connesse alla libera circolazione e all'esportazione dei beni librari non statali:
- Espletamento delle procedure connesse al rilascio dell'autorizzazione preventiva al trasferimento e all'esportazione temporanea di beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali fuori dal territorio della Repubblica (art. 66);
- Espletamento delle pratiche per l'importazione temporanea nel caso di opere provenienti dall'estero;
- Procedure connesse al rilascio di autorizzazione e certificazione di spedizione/importazione temporanea;
- Procedure connesse al rilascio di autorizzazioni e conseguenti attestati di libera circolazione per l'uscita definitiva dal territorio della Repubblica (art. 78);
- Facoltà di proposta al Ministero per l'acquisto coattivo dei beni librari per i quali è stato richiesto l'attestato di libera circolazione (art. 70);
- Rilascio della licenza di esportazione in caso di esportazione fuori dal territorio della U.E. (art. 74)
