La Soprintendenza archivistica e bibliografica autorizza l'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (quali interventi di restauro, digitalizzazione, riordinamento, catalogazione) su beni culturali e approva le professionalità che eseguono gli interventi, avendo anche facoltà di prescrivere disposizioni vincolanti per l’esecuzione dei lavori, art. 21, co. 4, del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio.
L'autorizzazione è resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell'intervento (art. 21, co. 5, del d.lgs. 42/2004). Nel caso di assoluta urgenza possono essere effettuati interventi provvisori indispensabili, purché ne sia data immediata comunicazione alla Soprintendenza, alla quale saranno tempestivamente inviati i progetti degli interventi definitivi, per la necessaria autorizzazione (art. 27 del d.lgs. 42/2004).
Per la valutazione dei progetti di restauro, che devono essere redatti e successivamente eseguiti da un professionista in possesso di specifica competenza (art. 9-bis e art. 29, co. 6, del d.lgs. 42/2004), la Soprintendenza opera con la collaborazione di funzionari restauratori e d'intesa con l’Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro (Icpal).
La richiesta di autorizzazione deve essere corredata di tutte quelle informazioni che permettano di comprendere lo stato di conservazione dei beni e gli interventi conservativi proposti. Il progetto esecutivo deve indicare in modo compiuto tutte le operazioni, descrivendo nel dettaglio le metodologie operative, le tecniche di intervento e i materiali da utilizzare; al progetto deve essere allegata una documentazione fotografica completa ed esaustiva, idonea a garantire la piena comprensione del lavoro da svolgere.
Per i volumi è necessario indicare le tre dimensioni (altezza, larghezza e spessore); le immagini dell’esemplare devono comprendere piatto anteriore, posteriore, dorso, taglio davanti, cucitura se visibile, danni alle carte, particolari delle mediazioni grafiche.
