Il Codice dell'Amministrazione Digitale, decreto legislativo 7 marzo 2005. n. 82, definisce il documento informatico come "rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti". Nel nostro ordinamento il documento in formato digitale deve essere prodotto secondo modalità che garantiscano in esso la sussistenza dei requisiti di qualità, sicurezza, identificabilità dell'autore, integrità e immodificabilità del contenuto: elementi necessari per la produzione documentaria delle Pubbliche amministrazioni.
Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati; l’insieme dei metadati del documento informatico e del documento amministrativo informatico è definito nell’allegato 5 “Metadati” delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti.
La Pubblica Amministrazione adotta specifiche politiche e procedure per garantire la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico, formato attraverso gli strumenti riportati nel manuale di gestione documentale, identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti. Le istanze, le dichiarazioni, i dati, le informazioni e le comunicazioni possono essere acquisite secondo quanto previsto dagli articoli 5-bis , 40-bis e 65 del CAD.
L’Allegato 2 “Formati di file e riversamento” delle suddette "Linee guida" contiene i formati di file da utilizzare per formare i documenti informatici. Per agevolare la conservazione a lungo termine dei documenti informatici è sempre consigliabile optare per formati standard “aperti”, con specifiche di dominio pubblico e liberamente accessibili (fra i più noti l’HTML e l’XML).
