Con specifico riferimento ai beni archivistici, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio, nei limiti delle proprie risorse, umane e finanziarie e in conformità sia con il decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, sia con i diversi regolamenti di organizzazione del Ministero che si sono succeduti nel tempo, da ultimo il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n.169, Regolamento di organizzazione del Ministero della Cultura, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance:
- garantisce una presenza sul territorio regionale di competenza, effettuando ricognizioni e sopralluoghi, impartendo disposizioni tecniche per la gestione e la conservazione;
- offre supporto e collaborazione tecnica per:
- la redazione di progetti di intervento;
- la realizzazione degli interventi conservativi;
- la riorganizzazione della gestione documentale;
- l'adozione di regolamenti di consultazione,
- la produzione di proposte di scarto;
- la formazione del personale degli enti;
- realizza iniziative quali:
- il censimento di specifiche tipologie di archivi;
- gli interventi di ricognizione, riordinamento, inventariazione di archivi;
- gli interventi di restauro e di acquisizione digitale di archivi;
- la pubblicazione di strumenti per la consultazione;
- collabora alla realizzazione, ed organizza direttamente, convegni, seminari, mostre, presentazioni;
- vigila sul commercio dei documenti;
- svolge le funzioni di Ufficio Esportazione per l'uscita dal territorio nazionale o l'ingresso in Italia, a titolo temporaneo o definitivo, di archivi vigilati e documenti di interesse storico;
- provvede all'identificazione ed al riconoscimento della qualità di bene culturale curando l'istruttoria ed emanando il provvedimento di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante (relativamente agli archivi privati).
Nell’ambito della tutela degli archivi rientrano, altresì, tra le attività istituzionali della Soprintendenza archivistica e bibliografica:
- la vigilanza sul rispetto degli obblighi di conservazione, ordinamento e consultabilità;
- il rilascio delle autorizzazioni ad interventi di riordinamento, inventariazione, spostamento, restauro, scarto;
- la dichiarazione di ammissibilità ai contributi statali degli interventi di riordinamento, inventariazione, catalogazione o di restauro autorizzati, e la predisposizione degli atti per la concessione di tali contributi.
