Termine del procedimento: 60 giorni, ex d.p.c.m. 271/2010
L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi dell’art. 13 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall'art. 21 comma 1 lett. d) del predetto Codice.
L'ente che propone lo scarto deve compilare il modulo (vedi box) contente un elenco dettagliato della documentazione che si propone per lo scarto e le seguenti informazioni che devono essere tutte esplicitate:
- classifica dei documenti di cui si propone lo scarto;
- descrizione della tipologia di atti;
- estremi cronologici;
- numero dei pezzi (faldoni, registri, scatole, buste, etc.) o dei metri lineari;
- peso approssimativo;
- motivazione dello scarto.
Il modulo deve essere trasmesso in formato .pdf alla Soprintendenza archivistica e bibliografica a mezzo PEC, allegato a lettera di trasmissione del dirigente o di altro soggetto responsabile dell'ente.
La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, come previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 dicembre 2010, n. 271, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto, che sospendono il termine del procedimento.
Si rammenta che, come stabilito dall'art. 20, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, per i procedimenti relativi al patrimonio culturale non si applica in nessun caso la norma del silenzio-assenso. L'autorizzazione allo scarto di materiale archivistico, al pari delle altre autorizzazioni, deve essere fornita esplicitamente e formalmente dalla Soprintendenza competente. L'autorizzazione allo scarto può essere totale o parziale; in quest’ultimo caso nella risposta della Soprintendenza dovranno essere motivate le ragioni di esclusione dallo scarto dei documenti indicati.
Dopo avere ottenuto l'autorizzazione della Soprintendenza, l'ente che ha proposto lo scarto, dovrà consegnare ai sensi dell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato, la documentazione da eliminare a una ditta specializzata che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri.
Il verbale di avvenuta distruzione degli atti dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti. Copia del verbale di avvenuta distruzione degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
