Dal gennaio del 2022 il Ministero dell’istruzione ed il Ministero della cultura hanno ridefinito, in collaborazione con AgID, il modello di gestione documentale delle Istituzioni scolastiche; tale modello rappresenta l’infrastruttura organizzativa/tecnologica alla base dell’erogazione dei diversi servizi in capo alle Scuole e costituisce un fattore abilitante per la progressiva digitalizzazione dei processi tipici delle Istituzioni scolastiche e per la corretta produzione e gestione dei documenti amministrativi (vedi il testo della circolare congiunta MI e MiC).
Nello specifico, anche attraverso la collaborazione di alcune Istituzioni scolastiche, le suddette Amministrazioni hanno ridefinito le regole e i meccanismi organizzativi per una corretta tenuta della documentazione e predisposto una serie di strumenti da mettere a disposizione delle Scuole. Questi strumenti sono stati trasmessi via email a tutte le Istituzioni scolastiche ed educative statali e vengono di seguito elencati:
1. Linee Guida per la gestione documentale delle Istituzioni scolastiche
Le Linee Guida rappresentano un framework per la gestione documentale, forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione scolastica, nonché una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare: modellodi Manuale di gestione; Titolario di classificazione; Massimario di conservazione e scarto; Sigillo – Firma Elettronica Avanzata.
2. Modello di Manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche
Il format rappresenta uno schema di riferimento per la redazione, da parte di ogni Scuola, del Manuale di gestione documentale. Si ricorda che tale documento organizzativo, come indicato nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall’AgID nel settembre 2020 e aggiornate nel maggio 2021, rappresenta un adempimento obbligatorio in capo a tutte le Pubbliche Amministrazioni.
Il format:
- è stato predisposto in condivisione con il Ministero della cultura e con le Soprintendenze archivistiche, con le quali ciascuna Istituzione scolastica è opportuno si rapporti in fase di adozione del Manuale, secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 2), lettera h), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n. 169, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance modificato dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 17 ottobre 2023, n. 167
- descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
- rappresenta un modello standard, che deve essere adattato rispetto alle caratteristiche, esigenze e necessità del singolo Istituto
3. Titolario unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche
Il Titolario, che rappresenta un aggiornamento di Titulus Scuola, supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti, nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi delle Scuole. Esso è articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo. Si precisa che tale strumento deve essere adottato da tutte le Istituzioni scolastiche, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso.
4. Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche
Il Massimario, che rappresenta un’evoluzione del Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (già elaborato dalla Direzione Generale Archivi nel 2005), supporta le Scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto. Esso descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata. Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione. La struttura dei primi tre livelli del Massimario, che corrispondono ai titoli e alle classi del Titolario e alle tipologie documentarie, non è soggetta a modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche. Tuttavia, è previsto un quarto livello “libero”, in cui è concesso alle Scuole di dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.
5. Sigillo – Firma Elettronica Avanzata
Sigillo è un applicativo per l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata (FEA) che consente alle Istituzioni scolastiche di far sottoscrivere i documenti informatici, a soggetti dotati di identità SPID. Esso rappresenta uno strumento sicuro e affidabile in quanto – oltre a garantire l’immodificabilità del documento dopo l’apposizione della firma – abbina indissolubilmente l’oggetto della sottoscrizione con il processo di autenticazione SPID e, dunque, con l’identità del firmatario.
Le Istituzioni scolastiche sono tenute ad adottare il Titolario di classificazione ed il Massimario di conservazione e scarto messi a disposizione dalle suddette Amministrazioni dal 1° gennaio 2022.
HELP DESK
Al fine di garantire un supporto continuativo alle Scuole, è attivo il servizio Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) – canale ufficiale di assistenza, consulenza e comunicazione fra l’Amministrazione e le Istituzioni scolastiche su tematiche organizzative, gestionali, amministrative e contabili.
