La Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio è un ufficio periferico del Ministero della Cultura che agisce sulla base del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, del regolamento organizzativo del Ministero, decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n.169, e della cosidetta “Legge sugli archivi”, decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n.1409, per gli articoli tuttora vigenti ai sensi dell’allegato 1, parte 4, del decreto legislativo 1 dicembre 2009, n. 179.
Funzioni primarie della Soprintendenza sono la tutela e la vigilanza, nell’ambito regionale, sugli archivi e sulle biblioteche appartenenti ai seguenti soggetti:
- enti pubblici territoriali (regioni, province, comuni, città metropolitane, etc.);
- enti pubblici non territoriali (camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, agenzie ex fiscali, agenzie regionali per la protezione ambientale, Agenzia delle Entrate, Banca d’Italia, INPS, etc.);
- privati (persone fisiche, famiglie, persone giuridiche, imprese individuali e collettive, fondazioni, partiti politici, sindacati, etc.).
Gli archivi e singoli documenti, le raccolte librarie, i manoscritti, gli autografi, i carteggi, gli incunaboli, nonché i libri, le stampe e le incisioni appartenenti ai soggetti pubblici e ai soggetti privati sopra indicati, quando per questi ultimi sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi dell’art.13 del d.lgs .42/2004, sono tutti beni culturali.
A seguito delle intese stipulate tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza Episcopale italiana il 18 aprile 2000, decreto del Presidente della Repubblica 16 maggio 2000, n. 189, e il 26 gennaio 2005, decreto del Presidente della Repubblica 4 febbraio 2005, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio collabora con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi e delle loro biblioteche.
L'attività di valorizzazione dei beni culturali, in base alla riforma del Titolo V della Costituzione, legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3, è affidata alla potestà legislativa concorrente dello Stato e delle regioni. Il Codice dei beni culturali ha recepito tale impostazione stabilendo che il Ministero, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali perseguono il coordinamento, l'armonizzazione e l'integrazione delle attività di valorizzazione dei beni pubblici; lo stesso Codice fissa i principi fondamentali in materia di valorizzazione, mentre le regioni esercitano la propria potestà legislativa nel rispetto di tali principi.
Il regolamento del Ministero, attribuisce alla Soprintendenza il compito di promuovere la conoscenza e la fruizione degli archivi e di sottoscrivere, secondo gli indirizzi generali impartiti dalle due direzioni generali competenti (Direzione generale Archivi e Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore), convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione (art. 44, c. 2, l. m), del d.p.c.m. 169/2019).
Tutti gli interventi da eseguirsi su biblioteche e archivi beni culturali (schedatura, catalogazione, riordinamento, inventariazione, censimento, acquisizione digitale, scarto, spostamento, trasferimento giuridico di proprietà, prestito per mostre ed esposizioni in Italia e all’estero, affidamento in outsourcing, restauro, etc.) sono soggetti alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica competente ai sensi dell'art. 21, cc. 4 e 5, del d.lgs. 42/2004.
