In tema di conservazione, gli obblighi delle pubbliche amministrazioni sono molto stringenti: tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa vanno conservati e il Codice dei beni culturali e del paesaggio protegge e tutela tali archivi in attuazione dell’articolo 9 della carta costituzionale.
La tutela dei documenti e degli archivi pubblici implica il rispetto di principi e metodi che garantiscano la conservazione nel tempo degli archivi pubblici e delle relative aggregazioni, compresi i nativi digitali o i digitalizzati “a norma”. Il registro giornaliero di protocollo, ad esempio, a partire dall'11 ottobre 2015, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva in base all'articolo 7, comma 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il Protocollo informatico
La conservazione a norma di documentazione informatica è condizione essenziale per la sua stessa utilizzazione. Per un ente pubblico è pertanto prioritario garantire la persistenza nel tempo dei requisiti di stabilità, autenticità, accessibilità, leggibilità e riproducibilità dei documenti prodotti in formato digitale nonché le relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, le unità archivistiche che li contengono, le informazioni sul contesto istituzionale, organizzativo, tecnologico e procedurale in cui opera il soggetto produttore.
Tali garanzie possono darsi solo all’interno di un processo di ininterrotta conservazione a norma in cui siano ben individuate non soltanto le infrastrutture e le componenti tecnologiche proprie del sistema di conservazione, ma anche le professionalità, le procedure e le responsabilità dei singoli operatori.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), istituito con il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successivamente modificato e integrato prima con il decreto legislativo 22 agosto 2016 n. 179 e poi con il decreto legislativo 13 dicembre 2017 n. 217, riunisce e organizza le norme riguardanti l'informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.
L’Agenzia per l’Italia Digitale, attraverso l’emanazione di linee guida contenenti regole, standard e guide tecniche, nonché di indirizzo, vigilanza e controllo sull’attuazione e sul rispetto delle norme di cui al suddetto Codice, definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione:
- natura e funzione del sistema;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
- descrizione del processo di conservazione;
- profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
In quest’ottica sono state adottate le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici , in vigore da gennaio 2022 e composte da sei allegati tecnici. Emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD), hanno il duplice scopo di:
- aggiornare le regole tecniche in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei d.p.c.m. del 2013 e decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014, Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
- fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei beni culturali.
Il capitolo 4 delle Linee guida delinea la funzione conservativa in correlazione con la gestione documentale, coerentemente con il dettato del Codice dell’amministrazione digitale, in particolare ai sensi dell’articolo 44 riscritto in questi termini dal correttivo del CAD approvato con il d.lgs. 179/2016.
La conservazione a lungo termine fa dunque parte del sistema di gestione documentale. Per garantire la disponibilità del patrimonio informativo occorre infatti regolamentare il processo di produzione documentaria e attivare un sistema che formi l’archivio digitale attraverso sistematiche operazioni di protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti, la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi. La mancanza di questi elementi inibisce la formazione della memoria digitale di un’organizzazione e quindi, a maggior ragione, la sua conservazione nel tempo.
L'AgID ha emanato anche un Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici
Le pubbliche amministrazioni, infatti, possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
- all’interno della propria struttura organizzativa;
- affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti ex Decreto Semplificazione (d.l. 76/2020), convertito con legge n. 120/2020
