Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio

La Soprintendenza, organo periferico del Ministero della Cultura, esercita le proprie funzioni sulla base del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, e successive modifiche e integrazioni, Codice dei beni culturali e del paesaggio, e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n.169, Regolamento di organizzazione del Ministero (della cultura), degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance.

Essa svolge funzioni di tutela e valorizzazione all’interno della regione Lazio sugli archivi degli enti pubblici e dei privati che rivestono interesse storico particolarmente importante e - a seguito del decreto 23 gennaio 2016, Riorganizzazione del Ministero dei beni e delle attivita' culturali e del turismo ai sensi dell'articolo 1, comma 327, della legge 28 dicembre 2015, n. 208 - anche sulle biblioteche degli enti pubblici e sulle raccolte librarie appartenenti a privati aventi eccezionale interesse culturale.

Più nello specifico, la Soprintendenza:

• svolge attività di tutela e vigilanza sugli archivi, anche digitali, e sulle biblioteche degli enti pubblici territoriali (Regione, Province, Comuni) e non territoriali (università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, Agenzia delle Entrate, Banca d’Italia, INPS, INAIL, Camere di Commercio, etc.), oltre che sugli archivi, i singoli documenti e le raccolte librarie di proprietà privata che, con provvedimento adottato dal Soprintendente ai sensi dell’art. 13 del d.lgs. 42/2004, siano stati dichiarati di interesse culturale; 
• accerta e dichiara l’interesse storico particolarmente importante di archivi e singoli documenti appartenenti a privati nonché l’eccezionale interesse culturale delle raccolte librarie appartenenti a privati;
• rivendica archivi e singoli documenti appartenenti allo Stato;
• propone al Ministero la custodia o il deposito coattivo di archivi e raccolte librarie presso istituti pubblici;
• istruisce i procedimenti concernenti le sanzioni ripristinatorie e pecuniarie previste dal Codice per la violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici e librari, ai fini dell’adozione dei relativi provvedimenti da parte del direttore generale competente;
• attua le operazioni di censimento e descrizione dei beni archivistici nell’ambito della regione e cura l’inserimento e l’aggiornamento dei dati nei sistemi informativi nazionali;
• autorizza il prestito e l’esposizione di documenti e libri in occasione di mostre sul territorio nazionale; svolge le istruttorie e propone al direttore generale competente i provvedimenti di autorizzazione al prestito per mostre o esposizioni di beni archivistici e librari all’estero;
• autorizza lo spostamento, anche temporaneo, di beni archivistici e librari, nonché l’allestimento o l’adeguamento di sedi di conservazione di archivi e biblioteche;
• autorizza gli interventi conservativi di schedatura, riordinamento e inventariazione degli archivi e delle biblioteche degli enti pubblici e di quelli privati dichiarati di interesse culturale ed esercita il controllo sulla loro corretta esecuzione;
• autorizza gli interventi di restauro dei documenti e dei libri degli enti pubblici e di quelli privati dichiarati di interesse culturale ed esercita il controllo sulla loro corretta esecuzione;
• predispone le pratiche per il deposito di archivi e biblioteche di enti pubblici e per il comodato o la donazione di beni da parte di privati;
• autorizza lo scarto di documenti e libri di enti pubblici e dei beni appartenenti agli archivi e alle biblioteche privati dichiarati di interesse culturale;
• vigila sul commercio di libri e documenti esercitando i previsti accertamenti d’ufficio e ricevendo le relative comunicazioni da parte degli esercenti il commercio e dei titolari delle case d’asta e di vendita;
• collabora con i Carabinieri del Comando per la Tutela del Patrimonio Culturale e con le altre autorità di polizia per la tutela e la protezione dei beni archivistici e librari;
• riceve le richieste di accesso agli archivi e alle biblioteche privati dichiarati di interesse culturale e concorda con i proprietari le modalità di consultazione;
• istruisce le pratiche per l’autorizzazione da parte del Ministero dell’Interno alla consultazione di documenti di carattere riservato;
• riceve le domande di contributi statali per interventi volontari su beni archivistici e librari;
• interviene in caso di emergenze o calamità (allagamenti, terremoti, incendi) che mettono in pericolo i beni archivistici e librari pubblici o privati, coadiuvando il personale di pronto intervento e assistendo i proprietari o detentori con le necessarie prescrizioni e indicazioni tecnico-scientifiche;
• riceve la comunicazione di atti che trasferiscono in tutto o in parte la proprietà o la detenzione di archivi e biblioteche privati dichiarati di interesse culturale;
• cura il procedimento relativo alla prelazione statale sui beni e autorizza la consegna definitiva dei beni all’acquirente;
• fornisce assistenza agli enti pubblici nella formazione dei piani di classificazione e dei massimari di scarto e nella redazione dei manuali di gestione e conservazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione;
• svolge attività di promozione della conoscenza e della fruizione del patrimonio archivistico e librario presente sul territorio, ed organizza e svolge attività di formazione degli addetti agli archivi della Regione, degli enti territoriali e locali e degli altri enti pubblici.

In virtù dell’intesa stipulata tra l’allora Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza Episcopale Italiana del 18 aprile 2000, alla quale è stata data esecuzione con il decreto del Presidente della Repubblica 16 maggio 2000, n. 189, Esecuzione dell'intesa fra il Ministro per i beni e le attività culturali e il presidente della Conferenza episcopale italiana, firmata il 18 aprile 2000, la Soprintendenza collabora con le istituzioni ecclesiastiche per garantire la tutela, la conservazione e la consultazione degli archivi appartenenti ad enti e istituzioni ecclesiastiche.