Coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d'asta e di vendita e i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari devono tenere aggiornato ed esibire a richiesta del Soprintendente il registro delle vendite giornaliere, compilato secondo le modalità specificate con decreto ministeriale 15 maggio 2009, n. 95, Regolamento recante indirizzi, criteri e modalità per l'annotazione nel registro di cui all'articolo 128 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza delle operazioni commerciali aventi ad oggetto le cose rientranti nelle categorie indicate alla lettera A dell'allegato A al decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e successive modifiche.
Essi hanno anche l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l’elenco dei documenti di interesse storico posti in vendita, con congruo anticipo rispetto alla vendita stessa (art. 63, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio), al fine di consentire l’esecuzione dei necessari accertamenti relativi alla provenienza o commerciabilità dei beni stessi.
I privati proprietari, possessori o detentori di archivi che acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno l’obbligo di comunicarlo alla Soprintendenza entro 90 giorni dall’acquisizione.
La comunicazione deve comprendere: descrizione del documento, prezzo di vendita, indicazione della provenienza, documentazione fotografica. Tali informazioni devono consentire una valutazione affidabile dell'interesse e della provenienza dei documenti.
Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale di archivi, fondi, singoli documenti e beni librari.
I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare alle disposizioni previste dal Capo II (Vigilanza e Ispezione), dalla sezione I del Capo III (Misure di protezione) e dalla sezione I del Capo IV (Alienazione e altri modi di trasmissione) del citato d.lgs. 42/2004.
I documenti delle persone giuridiche private senza fine di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, non possono essere venduti senza preventiva autorizzazione (art. 56 del d.lgs. 42/2004).
Ai sensi dell'art. 164 del predetto Codice, qualora i documenti pubblici o comunque tutelati siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli.
