Nel 2013 la Direzione Generale Archivi ha istituito un gruppo di studio nazionale sui Rischi e le Emergenze negli Archivi (REA), che ha potuto giovarsi della collaborazione di altri soggetti attivi nella diffusione della conoscenza, formazione, studio e ricerca in tutti i campi connessi alla conservazione del patrimonio archivistico, quali l'Associazione Italiana dei Conservatori e Restauratori degli Archivi e delle Biblioteche (AICRAB), l'Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI) e l'Associazione SOS Archivi e Biblioteche (SOS A&B).
Il Gruppo di studio ha realizzato le Linee guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli Archivi, presentate nel marzo 2014 al Salone del restauro di Ferrara, un poster di sintesi e una App a titolo gratuito, scaricabile sia da Google Play che da AppStore.
Per ridurre al minimo i rischi causati da eventuali calamità naturali, l’approccio non può che essere la prevenzione; al fine di adottare contromisure efficaci per limitare anche il rischio residuo, sono state redatte altre linee guida e misure:
- Procedure per la gestione delle attività di messa in sicurezza e salvaguardia del patrimonio culturale in caso di emergenza derivanti da calamità naturali emanate dal Ministero della cultura con la Direttiva del 23 aprile 2015 (G.U. n. 169 del 23 luglio 2015);
- Piano di emergenza per il salvataggio delle Collezioni, linee guida redatte dalla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze nel 2018 in risposta alle emergenze al fine della messa in sicurezza e del successivo eventuale recupero delle collezioni librarie in seguito ad eventi calamitosi.
La prima attività da cui partire è senza dubbio la conoscenza del patrimonio: sapere dove si trova (in quali sedi e in quali locali) e conoscere il rischio legato ai locali che lo custodiscono.
Il responsabile dell'archivio e della biblioteca deve quindi disporre di un inventario topografico nel quale siano indicate le collocazioni di tutto il patrimonio documentario dell'ente. Al topografico va collegato un documento, comprensivo di piante, in cui si analizzano le criticità di ciascun locale (in armonia con il DVR dell'ente) e si descrivono i relativi impianti.
Il progetto dei depositi deve contemplare tutti gli impianti di sicurezza utili a difendere l'integrità del patrimonio archivistico e librario (vedi, Requisiti delle sedi) e bisogna elaborare anche un vero e proprio Piano di risposta all'emergenza che predisponga le risorse disponibili e prefiguri i comportamenti da tenere nel caso in cui l'emergenza si presenti effettivamente.
Nel giugno 2016, la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia, ha presentato il Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche, a cura di Paola Mussini e Luciano Sassi. Tale Piano cerca di fornire indicazioni per la concreta elaborazione di un Documento di valutazione dei rischi per l'archivio, corredato dal Piano delle misure di prevenzione, da un Piano di risposta all'emergenza e da un Piano di ripristino.
Emergenze e calamità
Gli archivi, come le biblioteche, sono particolarmente esposti ai rischi derivanti da diverse calamità: la carta e le pergamene sono infatti molto sensibili ad elementi distruttivi quali il fuoco o l’acqua, nonché ad altri agenti, apparentemente più lenti ma ugualmente nocivi, quali la polvere, l’umidità, le muffe.
I patrimoni documentari colpiti da eventi calamitosi (terremoti, allagamenti, incendi) rischiano dunque di subire danni anche dopo il primo momento di emergenza acuta. I documenti sommersi da un’alluvione o bagnati dall’acqua usata per estinguere un incendio, infatti, sono soggetti a rapido deterioramento fisico e attacco di muffe; ugualmente, le carte e i volumi coinvolti nel crollo di un edificio, se non immediatamente recuperati rimangono esposti agli agenti atmosferici e all’attacco di parassiti. Tali documenti devono quindi essere recuperati e messi in sicurezza con rapidità e con particolari tecniche e cautele.
In caso di emergenze di qualunque tipo, è innanzitutto necessario far intervenire subito gli organi e i corpi preposti alla sicurezza delle persone e delle strutture (Vigili del Fuoco, Protezione Civile, Carabinieri, Polizia). Contemporaneamente è però opportuno mettere immediatamente in sicurezza i documenti coinvolti e contattare, con la massima sollecitudine, la Soprintendenza, (artt. 27 e 169 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio), che si attiva per dare il necessario supporto tecnico-scientifico ed operativo al fine di salvaguardare il patrimonio culturale e dettare le corrette procedure di intervento e recupero.
È però anche necessario che gli enti e il personale incaricato di gestire l’archivio siano adeguatamente preparati a fronteggiare eventuali emergenze con specifici corsi di formazione (corsi antincendio previsti dalla legge), disponibilità di attrezzature e di strutture idonee, protocolli di comportamento specifici e adatti alle diverse tipologie di calamità.
Allagamenti
Se l’acqua danneggia l’archivio o la biblioteca, non c’è molto tempo per agire: i materiali di origine organica di cui sono costituiti, una volta bagnati, si deperiscono velocemente. Il limite di tempo normalmente indicato per reagire efficacemente all’emergenza e prevenire l’insorgere di infezioni è 48 ore; anche in tempi molto più brevi possono però verificarsi casi di sviluppo fungino.
Nel caso in cui l’allagamento sia parziale, per rallentare le reazioni biologiche, fisiche e chimiche, è necessario cercare di stabilizzare le condizioni di temperatura e di umidità relativa rimuovendo accumuli di acqua, e mantenendo la circolazione d’aria in tutti gli ambienti interessati.
La documentazione va estratta immediatamente dai locali colpiti e trasportata in ambienti asciutti dove va stesa, asciugata mediante interfoliazione o anche con l’ausilio di impianti di ventilazione. La tempestività di queste operazioni può impedire danni irreparabili alla struttura del supporto cartaceo, che sarebbero ancora più gravi quando l’acqua trasportasse con sé fango o agenti inquinanti.
Per un recupero definitivo il materiale va affidato a laboratori specializzati nella disinfezione, necessaria per prevenire l’insorgere di muffe, e nel restauro.
Eventi sismici
Qualora si debbano abbandonare locali d’archivio nell’incombere di possibili scosse sismiche oppure locali già dichiarati inagibili e a rischio crolli a seguito di scosse sismiche, occorre adottare le seguenti precauzioni:
- disarmare gli impianti antincendio a gas;
- chiudere l’impianto dell’acqua onde evitare possibili rotture di tubi, con conseguente allagamento dei locali e danno per la documentazione;
- disattivare anche l’impianto elettrico, compreso il sistema antintrusione, se l’edificio è collocato in zone interdette all’accesso al pubblico e presidiate dalle forze dell’ordine o dalla Protezione civile (per esempio le "zone rosse" di città e paesi terremotati).
Nel caso in cui il locale archivio/biblioteca sia crollato o sia stato gravemente danneggiato e la documentazione sia sepolta dalle macerie, si raccomanda di proteggere nel migliore dei modi la documentazione superstite dalle intemperie, ad esempio con dei teli di plastica. I documenti coperti da polvere, calcinacci, mattoni possono infatti essere nella maggior parte dei casi recuperati; quando le carte abbiano assorbito polvere e detriti trasformati in fanghiglia è invece più difficile farlo.
