Ai sensi dell’art. 122 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, i documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili.
A questo precetto generale fanno eccezione i documenti
- dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’art. 125 del Codice, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
- contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
Le medesime limitazioni alla consultazione si applicano anche agli archivi e ai documenti di proprietà privata depositati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici, o agli archivi medesimi donati o venduti o lasciati in eredità o legato.
Ai sensi dell’art. 123 del Codice, il Ministro dell’Interno può tuttavia autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato, negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico anche prima della scadenza dei termini indicati nell’art.122; in questo caso, alla Soprintendenza compete l’istruzione della pratica per l’autorizzazione alla consultazione di documenti riservati.
Per quel che concerne la consultazione di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, l’art. 127 del Codice stabilisce che il privato che ne sia proprietario, possessore o detentore, a qualsiasi titolo, ha l’obbligo di permetterne agli studiosi che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente archivistico la consultazione secondo le modalità concordate tra quest’ultimo ed il privato stesso.
In questi casi, la Soprintendenza:
- fornisce assistenza agli studiosi per indirizzare la ricerca attraverso l’illustrazione del patrimonio archivistico vigilato e delle relative modalità di accesso;
- mette a disposizione gli strumenti di ricerca disponibili (banche dati, guide, inventari, censimenti) eventualmente esistenti presso la Soprintendenza;
- riceve le richieste di ammissione alla consultazione degli studiosi (da presentarsi tramite l’apposito modulo editabile) e le trasmette ai proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante;
- agevola la consultazione anche attraverso forme mediate di accesso ai documenti concordate con il soggetto conservatore ed assiste gli studiosi in caso di opposizione immotivata all’accesso
La consultazione di un archivio prevede in capo allo studioso l’obbligo di osservanza del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal Regolamento UE 27 aprile 2016, n. 679, e delle “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica” pubblicate dal Garante per la protezione dei dati personali il 19 dicembre 2018.
