Termine del procedimento: 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta, ex d.p.c.m. 231/2010
Ai sensi dell’art. 21, c. 1, lett. b) del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, lo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici e di deposito degli enti e degli istituti pubblici, nonché degli archivi e dei singoli documenti appartenenti a privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale, è soggetto all’autorizzazione preventiva della Soprintendenza.
La disposizione si applica anche al trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici o di archivi privati dichiarati (art. 21, c. 1, lett. e) del d.lgs. n. 42/2004).
Ai sensi dell’art. 21, c. 2 e c. 3 del Codice, non sono invece soggetti ad autorizzazione lo spostamento di beni culturali dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore (il quale deve però comunque preventivamente denunciare tale spostamento al Soprintendente, che può prescrivere le misure necessarie perché i beni non subiscano danno dal trasporto), e lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti ed istituti pubblici (che deve però obbligatoriamente essere comunicato al Ministero perché possa esercitare la vigilanza su di essi).
Procedura
La richiesta di autorizzazione allo spostamento dell’archivio o dei singoli documenti deve contenere tutti gli elementi necessari per consentire alla Soprintendenza di valutare l’idoneità dei locali destinati alla custodia della documentazione e a garantirne la sicurezza e la conservazione.
Il soggetto, pubblico o privato, che intenda spostare beni archivistici tutelati deve pertanto presentare alla Soprintendenza la relativa istanza, corredata dalle seguenti informazioni e documentazione:
- elenco del materiale da trasferire, con indicazione della tipologia, degli estremi cronologici e della consistenza dello stesso (espressa in metri lineari);
- motivo dello spostamento e modalità con le quali si intende realizzarlo (è richiesta la trasmissione della polizza assicurativa a copertura dei rischi derivanti dal trasporto);
- indirizzo e planimetria dei locali da destinare a sede di conservazione;
- esauriente documentazione fotografica dei locali;
- caratteristiche degli impianti di servizio (illuminazione, riscaldamento, climatizzazione, idrico ecc.), con particolare riferimento alle prestazioni igroclimatiche garantite;
- caratteristiche degli impianti di sicurezza (antintrusione, rilevazione e estinzione incendi, protezione e deflusso delle acque ecc.);
- certificazioni degli impianti;
- progetto di allestimento degli arredi, con indicazioni della relativa capienza;
- progetto di fruibilità della sede, con riferimento alla movimentazione dei materiali e alle modalità di consultazione, sia da parte del personale interno dell’ente, sia da parte del pubblico esterno;
- Certificato Prevenzione Incendi, relativo alla specifica attività (decreto del Presidente della Repubblica, 1 agosto 2011, n. 151, Regolamento recante semplificazione della disciplina dei procedimenti relativi alla prevenzione degli incendi, attività 34 o 72).
Prima dell’emanazione del provvedimento autorizzativo, il Soprintendente può sempre disporre un sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione e può prescrivere le misure che ritiene necessarie per dotare i locali dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti.
Entro 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta (60 giorni in caso di trasferimento ad altre persone giuridiche di cui all’art. 21, c. 2 del Codice), se le valutazioni hanno avuto esito positivo, il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento.
