Termine del procedimento: 90 giorni, ex d.p.c.m. 231/2010
L'acquisizione in comodato da parte degli Archivi di Stato di archivi privati di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche, perché ne sia consentita la fruizione da parte della collettività, ai sensi dell'art. 44, cc. 1-4 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, è soggetta ad autorizzazione del Ministero della Cultura, che viene rilasciata dalla Direzione generale Archivi su proposta della Soprintendenza archivistica competente per territorio.
La Soprintendenza istruisce inoltre il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici, previa acquisizione di una deliberazione dell’organo direttivo e dell’elenco dei documenti che si intendono depositare. L’autorizzazione per il deposito viene rilasciata dalla Direzione generale Archivi ai sensi dell'art. 44, c. 5, del d.lgs. 42/2004, mentre il rapporto è regolato mediante una convenzione tra l'Archivio di Stato e l’ente depositante, che stabilisca gli obblighi e i diritti delle parti.
Al fine di garantire la sicurezza e di assicurare la conservazione dei beni culturali archivistici che corrano seri pericoli di danneggiamento e/o dispersione, il Ministero ha facoltà di trasportare in maniera coattiva e temporaneamente custodire detti beni culturali mobili in pubblici istituti, ai sensi dell’art. 43 del d.lgs. 42/2004,
La volontà di un privato di effettuare una donazione di materiale documentario allo Stato deve essere manifestata con lettera indirizzata alla Soprintendenza dalla quale risultino, oltre che le generalità complete del donante ed il codice fiscale, la dichiarazione della piena disponibilità del bene ed il valore venale attribuito al medesimo (vedi modulistica). La donazione deve effettuarsi mediante atto pubblico, soggetto a registrazione gratuita. Se è invece di modico valore in rapporto al patrimonio complessivo del donante, la donazione è regolata da una semplice scrittura privata (vedi modulistica). In entrambi i casi è indispensabile un elenco dei documenti che si intendono donare.
Comodato, deposito e donazione sono procedimenti destinati a concludersi entro 90 giorni secondo il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 dicembre 2010, n. 271, Regolamento di attuazione dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, riguardante i termini dei procedimenti amministrativi del Ministero per i beni e le attivita' culturali aventi durata non superiore a novanta giorni.
