La Carta delle collezioni indica i criteri che sono stati seguiti nella costruzione, nella gestione e nello sviluppo della raccolta bibliografica in sintonia con la finalità della Biblioteca e dell’ente di cui fa parte. In essa si definiscono:
- i criteri di scelta dei volumi;
- i livelli di tipologia e copertura delle singole materie;
- i principi che guidano le attività di revisione della raccolta.
Gestione e sviluppo della raccolta
La politica delle acquisizioni assicura la funzione documentale della Biblioteca attraverso la conservazione delle pubblicazioni che testimoniano la vita istituzionale e scientifica dell’Istituto tramite l’aggiornamento del patrimonio della letteratura specialistica direttamente correlata alle attività interne. La Biblioteca si può considerare una biblioteca “specializzata”, in quanto le sue raccolte si identificano con un settore di studi specifico: le attività inerenti la tutela, la conservazione e la valorizzazione del patrimonio storico-culturale, nello specifico quello archivistico, presente nel territorio della Regione Lazio.
La Biblioteca acquisisce materiale bibliografico principalmente attraverso i doni, riceve omaggi di materiale documentario subordinandone l’accettazione ai criteri generali di selezione, valutando previamente la disponibilità dei propri spazi e l’idoneità dello stato di conservazione del materiale.
Il servizio delle biblioteche degli Istituti archivistici è tuttora regolato dal regio decreto 2 ottobre 1911, n. 1163, artt. 108-111, e dalle linee-guida stabilite dalla circolare 26 novembre 1997, n. 249 del Ministero per i beni e le attività culturali e ambientali.
Articolazione della raccolta
La Biblioteca è riservata alle esigenze di lavoro, studio e ricerca dei funzionari dell’ufficio e agli utenti che si rivolgono su appuntamento all’Istituto per la consultazione dei volumi posseduti.
I volumi sono ricercabili attraverso l’OPAC SBN.
La Biblioteca raccoglie circa 10.000 volumi tra monografie e periodici, così articolati nelle diverse sezioni
- REPERTORI
- STORIA
- DIRITTO
- ARCHIVISTICA
- PALEOGRAFIA
- BENI CULTURALI
- COLLEZIONI E CONTINUAZIONI
I settori di studio maggiormente rappresentati all’interno delle varie sezioni sono:
REPERTORI: Cataloghi di mostre (I.F) - Atti dei congressi (I.G)
STORIA: Storia di Roma e Provincia (II.L) - Storia di famiglie e persone (II.S) - Storie locali (II.H)
DIRITTO: Diritto pubblico (III.B) - Legislazioni (III.E)
ARCHIVISTICA: Inventari (IV.D) - Archivistica speciale (IV.B)
PALEOGRAFIA: Paleografia (V.A) - Diplomatica (V.B)
BENI CULTURALI: Beni artistici e archeologici (VI.C) – Beni librari (VI.B)
Gestione e organizzazione
L’incremento del patrimonio librario e la sua gestione riguarda esclusivamente il materiale cartaceo.
Ogni documento che entra in biblioteca viene:
- inventariato nel registro cronologico d’ingresso;
- timbrato e registrato con numero d’inventario e collocazione;
- catalogato nell’OPAC SBN;
- etichettato in base alla sezione di appartenenza;
- collocato a scaffale.
Criteri di selezione
I criteri generali di selezione del materiale bibliografico discendono dagli indirizzi di politica delle acquisizioni forniti dall’Istituto. Nell’applicazione di tali criteri alle procedure correnti di acquisizione, conservazione e scarto, si tiene conto delle caratteristiche dei documenti, della maggiore richiesta o del maggiore utilizzo delle diverse tipologie documentarie. Sono quindi oggetto di periodiche verifiche o revisioni da parte del personale interno, allo scopo di mantenere la fisionomia del patrimonio bibliografico sempre coerente con le esigenze documentarie dell’istituto.
Conservazione, revisione, scarto
Durante le verifiche periodiche del patrimonio, vengono individuate le opere che, non essendo più rispondenti alle esigenze della biblioteca, sono da destinare allo scarto, tenendo principalmente conto:
- dello stato di conservazione fisica del prodotto editoriale;
- dello stato di obsolescenza scientifica o culturale;
- del grado di completezza della raccolta o dell’opera, nel caso di esemplari facenti parte di pubblicazioni seriali;
- del suo effettivo e documentato utilizzo nel tempo;
- della coerenza con le collezioni della biblioteca o con le esigenze dell’utenza di riferimento;
- della presenza degli stessi materiali in altre biblioteche.
I criteri principali sulla base dei quali si opera lo scarto sono:
- disponibilità di spazio;
- eliminazione delle doppie copie;
- eliminazione delle collane che non siano in armonia con la collezione della Biblioteca;
- eliminazione dei volumi deteriorati;
- eliminazione delle opere normative/legislative supera.
L’ultimo scarto della raccolta bibliografica è stato effettuato nel mese di maggio 2023.
